Fiscaux, comptables, administratifs, liés aux ressources humaines … les documents que doivent conserver les entreprises et professionnels sont nombreux. Même si aujourd’hui certains sont numériques, il en reste beaucoup en papier à garder durant plusieurs années ou définitivement. Dès lors, il est important d’avoir une méthode d’archivage efficace pour bien s’y retrouver et surtout, optimiser votre espace de stockage. En effet, si les papiers sont rangés n’importe comment et en vrac, cela prendra de la place. De même, vous aurez de grandes difficultés à retrouver ceux dont vous avez besoin. C’est pourquoi, pour les archiver correctement, il est recommandé d’acheter des boîtes. Et pour faire le bon choix parmi tous les modèles disponibles, nous vous donnons quelques conseils.
Tenir compte des papiers à archiver et de vos usages
Pour déterminer les solutions d’archivage répondant à vos attentes, nous vous conseillons de prendre en compte vos besoins. Devez-vous consulter fréquemment vos documents ? Occasionnellement ou très rarement ? S’il s’agit juste de les conserver afin de se conformer à la loi, vous pouvez opter pour des boîtes d’archives définitives. En revanche, si vous êtes amené à les consulter de temps en temps, privilégiez des boîtes de conservation et de rangement. Les papiers à ranger sont également des éléments déterminants dans le choix de vos supports. Pour les photos et les cartes postales, il existe des solutions d’archivage spécifiques. Vous en trouvez également pour les grands formats tels que les registres, les liasses et les particules musicales, normalisées (idéales pour les archives communales par exemple), pour les papiers administratifs ainsi que des chemises de conservation définitive.
Privilégier des supports de qualité, qui résisteront aux épreuves du temps
Si vous vous adressez à notre société pour vos boîtes d’archivage, vous pouvez commander des pièces sur-mesure, personnalisées avec votre logo ou le blason de votre commune. Vous profitez aussi de supports parfaitement adaptés aux archives, solides et qui les protègeront durant de longues années. De même, vous retrouvez des boîtes ignifugées et des sangles. Nous vous recommandons de toujours mettre des étiquettes ou d’écrire l’année correspondante ou les documents stockés à l’intérieur pour vous y retrouver facilement et rapidement. Pensez aussi à les entreposer sur des rayonnages pour éviter qu’elles soient directement au contact du sol. Et si vous avez des questions, notre équipe est à votre écoute pour vous répondre et vous aider lors de vos achats.
FAQ : les réponses aux questions les plus posées par les archivistes pour choisir leurs boîtes de conservation :
1. Quel format de boîte est le plus adapté à mes besoins ?
Le format de boîte le plus adapté à vos besoins dépendra de plusieurs facteurs, tels que le type de documents que vous souhaitez archiver, la quantité de documents à stocker et l'espace de stockage disponible. Voici quelques exemples de formats de boîtes et leurs utilisations :
- Boîtes à ouverture par le haut: format standard pour l'archivage de documents de format A4 et A3.
- Boîtes à fond plat: idéales pour l'archivage de documents volumineux ou fragiles.
- Boîtes à chemises suspendues: permettent de ranger les documents suspendus à des rails, ce qui facilite l'accès et la consultation.
- Boîtes pour archives audiovisuelles: conçues pour le stockage de supports spécifiques tels que les CD, DVD et cassettes vidéo.
2. Quelle est la capacité de stockage de chaque boîte ?
La capacité de stockage des boîtes d'archive est généralement exprimée en litres ou en nombre de dossiers. Il est important de choisir des boîtes d'une capacité suffisante pour stocker vos documents sans les tasser.
3. Quel est le matériau des boîtes ?
Les boîtes d'archive sont généralement fabriquées en carton, en plastique ou en métal. Le choix du matériau dépendra de vos besoins et de votre budget.
- Carton: matériau économique et écologique, les progrès réalisés chez les fabricants comme Speciclass permettent une conservation très longue de vos dosuments.
- Plastique: matériau résistant et imperméable, mais plus cher que le carton.
- Métal: matériau très résistant, mais le plus cher des trois.
4. Les boîtes sont-elles résistantes à l'acide ?
La résistance à l'acide est importante pour la conservation des documents anciens. Le papier est sensible à l'acidité, qui peut le détériorer au fil du temps. Assurez-vous de choisir des boîtes d'archive sans acide pour protéger vos documents précieux.
5. Les boîtes sont-elles empilables ?
L'empilabilité des boîtes permet d'optimiser l'espace de stockage. La plupart des boîtes d'archive sont empilables, mais il est important de vérifier ce point avant de faire votre achat. Attention toutefois à l'écrasement qui pourrait abîmer vos documents. Il est plutôt conseiller de poser les boîtes d'archives sur une étagère.
6. Quel est le prix des boîtes ?
Le prix des boîtes d'archive varie en fonction du format, du matériau, de la capacité de stockage et du fabricant. Il est important de comparer les prix des différents fournisseurs avant de faire votre achat.
En plus de ces questions, les archivistes peuvent également se poser d'autres questions, telles que :
- Les boîtes sont-elles recyclables ?
- Les boîtes sont-elles fabriquées à partir de matériaux durables ?
- Les boîtes sont-elles disponibles en différentes couleurs ?
- Les boîtes peuvent-elles être personnalisées avec le logo de l'organisation ?
Il est important de choisir des boîtes d'archive qui répondent à vos besoins spécifiques et qui garantissent la sécurité et la conservation de vos documents.
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