Dans le domaine des entreprises, notamment en matière économique, une bonne gestion des archives est indispensable au bon fonctionnement de la société. Cette gestion étant l'une des préoccupations majeures des acteurs du système, nous y mettons un accent particulier afin de vous aider à conserver vos documents de façon plus efficace.
UNE BONNE MÉTHODE D'ARCHIVAGE
Pour commencer, tâchez de mettre en place une politique d'archivage tout en tenant compte de vos besoins actuels et du mode de fonctionnement établi pour votre entreprise. Tout part de la notion que vous avez de l'archivage d'entreprise et du stockage de documents, car vous devez savoir faire la distinction entre ces deux aspects du traitement de vos documents si vous souhaitez parvenir à une excellente gestion de vos archives. De plus, vous devez adopter et conserver une procédure bien définie, à condition qu'elle vous produise le résultat souhaité. Votre organisation dépendra de la quantité de documents que vous souhaitez archiver, par conséquent, vous devez vous assurer de bien les identifier,les trier, les nommer puis les classer, de sorte à pouvoir les récupérer très facilement en cas de besoin. Ce serait un avantage pour vous, non seulement d'économiser du temps, mais aussi au plan économique de dépenser moins, d'autant plus que les coûts de conservation varient suivant la quantité des documents concernés. C'est aussi ce qui vous permet de rester plus compétitif vis-à-vis des autres entreprises concurrentes. Autrefois, l'archivage d'entreprise consistait en une simple procédure de stockage des documents ou de sauvegarde de fichiers, mais aujourd'hui, avec l'évolution des technologies informatiques, et surtout pour répondre aux exigences du moment, l'archivage d'entreprise repose désormais sur des formalités juridiques et sociales, en plus d'être au préalable une procédure administrative. L'on est donc passé du simple stockage de documents ou de données à l'archivage managérial qui constitue une contribution de taille, et donc incontournable pour le bon fonctionnement des entreprises dont les responsabilités sont sans cesse croissantes.
LES OBLIGATIONS DU TIERS-ARCHIVEUR
Notez que la société en charge de l'archivage de vos documents est tenue de les conserver au mieux, le plus soigneusement possible, de sorte à pouvoir vous les restituer au besoin, et bien évidemment dans toute leur intégrité. Ces normes d'archivage plus ou moins rigoureuses tiennent lieu du fait que ces documents constituent la preuve irréfutable des activités que vous avez eu à mener au cours des périodes indiquées sur chacun de ces documents. Pour éviter tout désagrément, prenez le soin de conserver au sein de votre société une copie numérique probante de chacun des documents que vous confiez au tiers-archiveur. En effet, il vous faut envisager la possibilité selon laquelle votre tiers-archiveur pourrait perdre les documents que vous lui aurez confiés, non pas de son fait, mais suite à un événement résultant d'un cas de force majeure. Cependant, retenez que vous n'êtes pas obligés de conserver ces fichiers à vie. Cela dit, l'archivage peut être assorti d'une durée de conservation qui, en vertu des normes d'archivage, peut être définie par le tiers-archiveur. Ainsi, ces documents pourront être détruits de manière sécurisée et normalisée au terme dudit délai, dans la mesure où ils ne vous seront plus utiles. Une seconde norme d'archivage impose que le contrat d'archivage comporte une clause prévoyant expressément les personnes habilitées à consulter ces archives, et ce pour des raisons de sécurité.