Organisation des archives communales

PRÉSENTATION DES ARCHIVES

C'est la loi 79-18 du 3 janvier 1979 et ses décrets d'application (3 décembre 1979) qui fixent l'organisation et le régime des archives. Ils définissent les obligations réciproques liant les services de l'administration communale et les archives communales. Ils précisent notamment les modalités de versement, de recherche, de communication, de conservation des documents.

Les Archives communales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent - Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements communaux - Les documents remis à titre onéreux ou gratuit, temporairement ou définitivement

Placées sous la responsabilité du Maire et sous le contrôle de la direction des archives de France, les Archives communales exercent toutes les attributions qui leurs sont dévolues par des textes réglementaires, notamment pour le contrôle des archives courantes, la gestion des archives intermédiaires et définitives.

Nota Les Archives distinguent trois étapes
- les archives courantes : documents utilisés en permanence dans les bureaux
- les archives intermédiaires :documents dont l'utilité n'est plus courante mais qui peuvent servir de temps à autre.
- les archives définitives : documents ayant une utilisation rare ou ponctuelle dans le temps

Qui archive ?

• En général, tout agent communal est responsable des archives courantes qu'il a créé ou qu'il a reçu en raison de ses fonctions. Chaque responsable de secteur (ou chef de service) est garant des archives courantes de ses activités. La préparation matérielle des versements, l'analyse des pièces et la rédaction des bordereaux incombent aux services.

• Toutefois, il est possible que le responsable de service désigne, sans pour autant remettre en cause sa responsabilité propre, une personne plus particulièrement chargée des versements et des relations avec les Archives (correspondant).

• Les personnes qui doivent garder les documents sont: - les signataires ou émetteurs de documents, - les destinataires d’un original.

Tout le reste (photocopie en général) doit être éliminé lors des versements aux Archives (sauf s'ils font partie intégrante d'un dossier, ou pour une compréhension plus facile d'une affaire).

Quoi archiver ?

• En règle générale, on archive des dossiers qui sont des documents produits par un bureau et ordonnés selon la logique d'une affaire. Les "services" ne doivent garder dans leurs placards, que des documents dont l'utilité leur est courante, (bien souvent il s'agit de documents qui ont deux à trois ans). Les autres doivent être versés aux Archives.

• En préalable au versement, les documents doivent être expurgés des carbones, feuilles blanches, brouillons, doubles (1), trombones, épingles, chemises à sangles, documentations publicitaires sans suite. Aucun autre tri ne doit être effectué, ni jugement sur l'utilité administrative ou sur la valeur historique des documents versés, ne doivent être portés. Les Archives sont seules habilitées à procéder ou à faire procéder aux éliminations. (1) voir sur ce point "qui archive ?"

Quand archiver ?

• Les services versent aux Archives, une fois par an en moyenne. Il est prévu si rien ne s'y oppose, une période de versement durant l'été • Afin d'éviter un travail fastidieux en une seule fois, les services sont invités à ne pas attendre la dernière minute pour s'occuper de leurs archives. Réservez un peu de temps chaque mois à ce travail. Il ne doit pas venir en plus du travail courant des agents, mais au contraire en faire partie

Comment archiver ?

L'élaboration des Bordereaux de Versement • Aucun versement ne peut être accepté par les Archives s'il n'est pas accompagné de son bordereau (inventaire) dûment rempli par le service versant, et portant la marque de sa vérification et son enregistrement aux Archives.
• Les services informent les Archives de leur intention de procéder à un versement. Les Archives leur fournissent des bordereaux de versement (ou modèle si utilisation de l'informatique) et si nécessaire des cartons. Le classement d'origine (de l'utilisation courante) doit être conservé autant que possible. Il doit être matérialisé par des chemises cartonnées qui ordonnent et conservent l'ordre logique du dossier. L'intitulé de l'affaire (dossier) est reporté sur la chemise. En aucune façon, les documents ne peuvent être disposés en vrac dans les cartons. Une logique, un ordre, doivent toujours être présents.
• Le service a concrètement en face de lui:

- un dossier sur une activité ou un thème,


- un bordereau de versement,


- une boîte de conservation d'archives normalisée (ISO 16245) type ArchiPro® de SpéciClass
 

Ensuite

1 - Le service prend le dossier et analyse son contenu. Il donne une description précise qu'il transcrit sur le bordereau de versement dans la colonne "Description".
- La personne décrivant ce que le dossier contient doit:
* proscrire les termes généraux du type "divers", "affaire untel,"
* développer (en partie) les sigles, même les plus "évidents" : P.C. devient Perm. Chas. ou Perm. Constr., B.A.S. devient Bur. Aid. So., G.C.F.A. devient Group. Constr. Fonction, et Assimil.

Si vous ne pouvez pas développer, mettez des points suite aux lettres C.O.M.R.E.P.
* être précis sur le fond, car ce qui est évident pour vous ici et maintenant ne l'est plus pour quelqu'un d'autre ailleurs et plus tard...

Imaginez quelqu'un d'autre, ailleurs, dans cent cinquante ou deux cents ans...

Parfois, il ne faut pas hésiter à se "répéter" car un mot peut prendre un sens opposé à ce que l'on veut exprimer (ex : Facture… pour qui ? Si c'est une dépense pour un bureau: Facture dép.).
Toutefois, il ne faut pas se perdre dans les détails. Il faut dégager des termes précis, des mots qui synthétisent ou caractérisent un dossier, voire qui mettent sur la voie (ce qu'il concerne).
Ex : Ferme de Boulign. Autoris. Implant... de quoi? > logements.
* organiser la suite logique des termes employés : en dégageant le mot clé pour l'écrire en premier puis, le tenue secondaire, etc... pour enfin marquer la nature du support entre parenthèses ou si possible, illustrer par deux ou trois exemples concrets (symboliques) le dossier
Ex : - Vaccination. Liste personnes. (registre) 1 > 2 > 3 ou : Terrain de sport. Construction. (devis ; plans ; récept ;. définit. ; subv….) 1>2 >3
* mettre un tiret avant de commencer la description d'un dossier (pour bien le singulariser). essayer de garder le même vocabulaire descriptif. Ne pas changer d'appellation
Ex: -Appartement - logement - maison

2 - Dans la colonne "Dates", le service mentionne l'année d'ouverture du dossier et son année de clôture.
- s'il n'y a pas eu d'interruption entre ces deux dates (si c'est une suite), on note par exemple 1948-1951. Cela signifie que le dossier concerne les années 1948, 1949, 1950 et 1951.  s'il y a eu interruption dans la suite des dates, on note par exemple : 1948-1951; 1953. Cela signifie une interruption en 1952.
• D'autre part, si dans un dossier se trouve un document dont la date est nettement antérieure ou postérieure à l'ensemble du dossier, il convient de singulariser ce document ente mettant à part dans la description.

Exemple:

- Plans

• Un dossier peut contenir une multitude de sous-dossiers ou documents dont les dates sont totalement disparates. Le service inscrit par exemple

• On peut selon les besoins, affiner la date en précisant le mois et même le jour (quantième).
Exemple : 13/06/83-18/12/85

3- Une fois analysé, le dossier est mis dans le carton. Il va sans dire qu'un carton peut contenir plusieurs dossiers. Alors répéter l'opération de datation et description des dossiers jusqu'à ce que le carton soit plein (mais pas trop !). Il convient d’utiliser un carton dont la qualité est garantie (normalisé) et dont la
tenue dans le temps et à la manipulation est certifiée.

4 - Le carton rempli et les colonnes "description" et "dates" terminées, prendre un feutre indélébile épais, numéroter le carton et inscrire aussi le nom du bureau ou service versant.

Sur le bordereau de versement, reporter une seule fois le numéro du carton dans la colonne "N° boîte" et tirer un trait sur toute la ligne, à la fin de la "Description" et datation du carton correspondant.

Recommencer l'opération autant de fois que nécessaire en numérotant les cartons de 1 à l'infini. A chaque versement d'archives, recommencer la numérotation à 1. Il est recommandé de remplir les bordereaux de versement d'abord au brouillon, puis, après vérification par les Archives, de les dactylographier.  

Le Transfert des Cartons. • Le "Service" versant ne verra son transfert réalisé qu'après vérification et signature des bordereaux de versement.
Les Archives assurent le transfert matériel des cartons après accord commun d'une date Comment consulter

• Un service est libre de consulter les documents qu'il a versés. Dans le cas où un service désire consulter les archives d'un autre service, une autorisation devra être accordée par le responsable du 'service' détenteur des documents.
• Pour consulter un document, le service doit:
1 - L’identifier en se référant aux bordereaux de versement. Il détermine - le numéro de versement (ex. : 15 W) puis, - le numéro du carton. (Cela prendra la forme par ex. : 15W36 ; il s'agit du 36eme carton faisant partie du 15eme versement). C'est la côte ou référence du carton.
2 - Remplir la fiche de consultation-mairie en précisant la cote du carton (ex. : 15 W 36).
• A l'issue des recherches, le service demandeur pourra
- soit consulter sur place,
- soit demander une photocopie du document si celui-ci se limite à deux ou trois feuilles et dont l'objet est clairement établi (une entité entière),
- soit emporter le carton dans le service. C'est la "consultation avec déplacement". Dans ce cas, le service a l'entière responsabilité du carton, il s'engage à ne pas le communiquer à l'extérieur ni lui faire quitter les locaux municipaux. Il s'engage à le réintégrer à la date convenue (dans un délai maximum de trois mois).

Ces procédures qui régissent les relations entre les Archives et les services, sont toutes des applications des textes législatifs et réglementaires. (Les références aux lois et décrets n'ont pas été reportées).
Toutefois, ces règles ne peuvent être que générales. Chaque commune, chaque service étant spécifique, elles doivent être adaptées et fluctuer selon les circonstances.
Il s'agit d'un travail d'équipe et les Archives peuvent vous aider en cas de difficultés.

La qualité et donc la rapidité de vos recherches est fonction de la qualité de vos versements.